Hogyan lesz az ötletből projekt?

Végigvezetünk egy projekt előkészítésének folyamatán

Van egy jó ötleted? Valósítsd meg!

Mindenkinek van jó ötlete, de ez önmagában még nem elég, hogy valóra is váljon. Ebben a fejezetben megmutatjuk, hogyan lesz az ötletből projekt - vagyis valóság.

Reméljük, ennél azért hasznosabb tanácsokkal tudunk ellátni

Mielőtt belevágnánk a megvalósításhoz szükséges lépésekbe, gondolj át néhány dolgot!

*találkoztál-e már hasonló ötlettel a nagyvilágban? (A Google a barátod.)

*miben más a te ötleted?

*olyan ötleted van, ami másokat is érdekel és megmozgat?

*profitál-e belőle a helyi közösség?

*meg tudod egyedül valósítani, vagy be kell-e vonnod helyi szervezeteket, önkormányzatokat, vállalkozásokat?

*hány ember munkája szükséges a projekt megvalósításához és hány embert fog megszólítani?

Összeállítottunk egy 7 lépésből álló akciótervet, ami abban segít, hogy alaposan átgondold az ötletedet a kivitelezéshez szükséges teendők alapján!

1. lépés: Kezdjük el! Írd le az ötletedet egy papírra!

*Először is nevezd el a projektedet! Nem baj, ha nem jut rögtön eszedbe egy frappáns név.
Használd "az én projektem" elnevezést, amíg megtalálod a tökéletes nevet. Azért fontos, hogy már az elején elnevezd a projektet, hogy élővé váljon, hogy tudj már rá hivatkozni.

*Szedd pontokba az ötleted legfontosabb elemeit! Írj le minden olyan fontos részletet, amit már kitaláltál! 

*Készíts a listádból egy rövid, tömör leírást! Így sokkal könnyebb lesz másoknak is bemutatni, arról beszélni.

💡 A rövid összefoglaló mindenképpen adjon választ a legfontosabb kérdésekre:
Ki? Mit? Mikor? Hol? Miért? Hogyan?

2. lépés: Tervezés, indul! Határozd meg a kereteket!

Ahhoz, hogy mások is megértsék az ötletedet, és átlássák a kereteket, határozd meg a projekted célját, vázold fel az ütemtervét és becsüld meg a költségeket!

*Cél: Mondd el egy mondatban, hogy mit szeretnél elérni az ötleteddel! Gondold végig azt is, hogy miben más ez a projekt, mint a már megvalósult vagy folyamatban lévő hasonló projektek!

*Ütemterv: Határozd meg a projekted időbeni keretét! Ha ezeket a sorokat olvasod, akkor mondhatjuk, hogy már a projekt előkészítésénél jársz. Ha még nem határoztál meg kezdési időpontot, akkor legyen az a mai nap! Készíts vázlatos ütemtervet végiggondolva a projektmegvalósítás folyamatát, fázisait, mérföldköveit: melyik tevékenység mennyi időt vesz igénybe, tudod-e párhuzamosan végezni az adott folyamatokat. 

Mindegyik mérföldkőhöz rendelj egy reálisan tartható határidőt! A későbbiekben sokat fog segíteni neked ez a vázlatos ütemterv. Ez a megvalósítás során valószínűleg változni fog, de nem kell megijedned akkor sem, ha valami nem úgy alakul, ahogy az elején eltervezted. 

*Becsült költségvetés: Egy következő fejezetben még rátérünk arra, hogyan tudod a projekt költségvetését összeállítani, de ennél a pontnál már érdemes listáznod az ismert tételek költségét! 

3. lépés: Üdv a való világban! Időben kezdj el számolni a realitással.

*Mielőtt komolyabb energiát fektetnél az ötleted megvalósításába, gondold végig, hogy reális-e az ötleted, valóban megvalósítható? Mindannyian szeretünk álmodozni, de ha az ötlet több tízmillió forintba kerül, rengeteg önkéntes munkájával jár, akkor érdemes kisebb léptékben vagy egy alternatív módon újragondolni azt. 

💡 Általános szabály, hogy minél nagyobb a projekted, annál több ideig tart az előkészítési fázis és annál költségigényesebb lesz.

*Rendelkezel a megfelelő tapasztalattal és ismerettel a projekt területén? Ha nem, az sem baj: tanulj másoktól, vonj be tapasztalt embereket, építs ütőképes csapatot! Egy másik fejezetben erről is lesz szó bővebben.

💡 Érdemes körbenézned, hogy működik-e civil szervezet, klub, közösségi tér a közeledben. Tőlük is tudsz kérdezni, tapasztalatot szerezni, vagy akár velük partnerségre lépni. Mi az ALT.BP oldalát javasoljuk, ahol összegyűjtöttünk közel 200 szervezetet, akikkel bátran felveheted a kapcsolatot.
➡️ Klikk

*Azonosítsd a kockázatokat! Vázolj fel két forgatókönyvet: az egyik szerint sikeresen megvalósítottad a projektet, a másikban pedig nem. Hasonlítsd össze a két szcenáriót, és próbáld meghatározni, mik a különbségek és milyen tényezőkön múlhat a sikeres megvalósítás. A csapatod tagjain? A meglévő szakértelmen? Az információáramláson? A választott helyszín adottságain?  (Adtunk néhány példát, de biztos neked is van még pár.)

*A korábban említett kockázati tényezőket hogyan fogod kezelni? Készülj fel arra, hogy lesznek váratlan helyzetek, ezért rugalmasan kell hozzáállnod a projektmenedzsmenthez!

4. lépés: Megvalósítás: lépésről lépésre!

*Mi az első lépés a projekt megvalósításához? És a következő három?

*Írd le egy papírra ezeket a lépéseket, használj táblázatot, térképet! Járd be a helyszínt, fotózd be a teret és az alapján készíts egy vázlatos alaprajzot! Gondold végig, hogy hol, mi fog történni! És azt is, hogy milyen eszközök és technikai berendezések kellenek mindehhez.

*Vedd elő az első költségszámításaidat, majd aktualizáld a változások és az új infók alapján. Ha úgy érzed, hogy a rendelkezésre álló forrást túlléped, és semmiképpen sem tudod lecsökkenteni a kiadásokat, akkor érdemes szponzorok, támogatók bevonására vagy egyéb pályázati lehetőségekre gondolnod. Ha így van, kezdd el minél hamarabb a kutatást és a partnerkeresést! 

💡 A költségvetés témájával egy teljes fejezeten át foglalkozunk, amit itt találsz meg. ➡️ Klikk

*Változtak a tervek időközben? Kiderült, hogy valamivel korábban még nem számoltál? Nyugodtan dolgozd át az első terveidet! 

💡 A fentieket addig ismételd, amíg el nem készül a végleges terved mindenre vonatkozóan: feladatok, felelősök, ütemezés, alaprajz, berendezési terv, partnerek bevonása. Ha még ezek után is bizonytalan vagy abban, hogy gondoltál-e mindenre, bátran írj nekünk a budapest.tuning@budapestbrand.hu címre és mi segítünk végiggondolni - külső szemként.

5. lépés: Validálj! - vagyis támaszd meg az ötletedet minden oldalról

A validáció folyamatára azért van szükség, hogy minél jobban biztosítsd a projekt későbbi sikerét. Fontos végiggondolnod, hogy más városlakóknak is értéket teremt-e az ötleted, és meg tudod-e őket szólítani a projekteddel. Beszélgess másokkal, mesélj nekik az ötletedről, kérd ki a véleményüket!

*Saccold meg, hogy mekkora a közönséget fogsz tudni bevonzani, és milyen célcsoportokat kell elérned a programkommunikáció során.

*Keress rá, hogy készült-e korábban közösségi felmérés az ötleted kapcsán, vagy összekapcsolható-e az ötleted bármilyen fejlesztési tervvel, kulturális programmal, fővárosi vagy kerületi célokkal.

*Ha eddig nem történt ilyen jellegű felmérés, akkor javasoljuk, hogy keresd fel a tervezett helyszín közelében működő önkormányzatot, vállalkozásokat, közösségeket, civil szervezeteket, mutasd be nekik az ötletedet, beszélgessetek a fenti kérdésekről! Pozitív fogadtatás esetén pedig ne felejts el tőlük támogatói levelet kérni! Ez előnyt jelent majd az elbírálás során is.

*Az is lehet, hogy a programjavaslatodat már máshol megvalósítottad és rendelkezésedre állnak azok az információk, amiket az előbb felsoroltunk: használd fel a korábbi tapasztalataidat!

💡 A Budapest Tuning együttműködéseinek kiválasztásánál előnyt jelent, ha a zsűri látja, hogy a város közösségei mozgósíthatók a programodba. Klassz, ha ezt egy kutatással, referenciával vagy támogatói levéllel is alátámasztod; még jobb, ha KPI-okat is meghatározol. A KPI, azaz Key Performance Indicator a fő teljesítménymutatód. Ezek azok az értékek, amelyekkel a programod hatékonyságát és a célod megvalósulását tudod mérni:
pl. várható látogatószám / fő.
a kommunikációban elért emberek száma / fő

6. lépés: Biztos, hogy mindenre gondoltál? Jöjjön néhány ellenőrző kérdés.

*Ki fogja vezetni a projektet? Ki képviseli jogilag a projektet? Ki köt együttműködési megállapodást és milyen szervezet fogja felhasználni, kezelni a megvalósításra szánt összeget?

*Kiknek kell részt vennie a projektben, ahhoz, hogy megvalósuljon? Szükséged van csapatra, partnerekre?

💡 Mi hiszünk a csapatmunkában. Fontos már az elején belátni, hogy nagy valószínűséggel nem fogod tudni egyedül véghezvinni a terveidet, és nem azért, mert ne lennél jó benne, hanem egyszerűen azért, mert sokkal hatékonyabb és nem utolsó sorban élvezetesebb is a munka, ha van kivel megosztanod a feladatokat és a sikert. Mi egy egész fejezetet szántunk erre a témára, amit itt találsz ➡️ Klikk

*Hol jelenne meg a projekted? Hogyan tervezed eljuttatni a programod hírét a közönségednek? Hogyan szerveznél rá résztvevőket?

*Az eddigi pontok alapján szükséges volt valamit változtatnod a terveiden?

*Mik a hiányosságok? Milyen információkra van szükséged még? Kitől tudod ezeket beszerezni? 

*Mi szükséges mindezeken túl a projekt elindításához? 

7. lépés: Kész a projektterv! Mi történik a projekt után?

Ha minden lépést elvégeztél, akkor nagy valószínűséggel kész is van a projektterved. Ez jó kiindulási alapot fog biztosítani ahhoz, hogy nekivágj az ötleted megvalósításának. Utolsó lépésként jöjjön néhány kérdés a projekted utóhatására vonatkozóan:

*Milyen feladataid lesznek, amikor a projekt véget ér? Mi fog történni az eszközökkel? Na és az alkotókkal, résztvevőkkel? 

*Tervezed-e a projekt dokumentálását? Hogyan fogod nyomon követni a megvalósítást és mérni a sikerességét?

💡 Ne felejtsd el, hogy pont erre, a projekt sikerességének mérésére használjuk a KPI-okat. Szerintünk nagyon fontos része ez egy projekt értékelésének.

*Milyen utóélete lesz a projektnek? Van lehetőség a folytatásra? Hogyan tudod fenntarthatóvá tenni? Milyen szellemi örökséget hagysz magad után?

Összegzés

Gratulálunk, végigrágtad magad az első fejezeten, és biztosak vagyunk abban is, hogy az ötleted szuperjó! De ahogy a lépések alapján láttad, van még mit rajta dolgozni! Remélhetőleg most számos olyan kérdés merült fel benned, ami alapján tovább tudod fejleszteni a projekttervedet a megvalósítás irányába, valamint ahhoz, hogy Budapest Tuningra való jelentkezés során mindent profin le tudj adni. Ha a lista alapján mégis arra jutottál, hogy az ötletedet (most még) nem tudod kivitelezni vagy szerinted nem elég jó, ne csüggedj, legközelebb már tudni fogod, hogy milyen szempontok alapján kell elindulnod! A Budapest Tuningot más alkalommal is meg fogjuk hirdetni, mert a jó ötletekre mindig szükség van!