A projekt finanszírozási háttere
A költségvetés a projekt finanszírozási hátterét strukturálja. Ez lesz a legfontosabb vonalvezetőd a célod elérésében, azaz a projekted sikeres megvalósításában. A költségvetés meghatározza a projekt teljes költségét - minden bevételt és kiadást -, és azt, hogy a megvalósítás egyes szakaszaiban hogyan alakul a pénzügyi felhasználás.
Nagyon fontos, hogy a projekt-előkészítés és -megvalósítás során felmerülő feladatokhoz már a tervezési szakaszban rendelj költségeket, és gondold át, hogy milyen erőforrásokat fogsz majd közvetlenül felhasználni. Ez egy folyamatosan változó terv, amelyet a projekt során folyamatosan nyomon kell követned, felülvizsgálnod és aktutalizálnod.
Ügyelj rá, hogy egyetlen kulcsfontosságú költség se maradjon ki a listából, mert a végleges költségvetésen változtatni már nagyon nehezen - kizárólag más költségvetési tételek kárára - lehet. Végezz alapos kutatómunkát, mert egyes kiadási kategóriák könnyen elkerülhetik a figyelmedet. És nagyon nehéz helyzetbe kerülsz, ha ezekkel váratlanul vagy utólag szembesülsz. Ilyen költségek lehetnek az üzemanyag, szállítás-rakodás, raktározás, bérleti díj stb. Ha szeretnél biztosra menni, különíts el egy tartalékkeretet a váratlan kiadásokra!
De miért is függ nagyban a projekted sikere a megalapozott pénzügyi tervezéstől?
Nagyon röviden: ha alultervezed a költségvetést, akkor előfordulhat, hogy nem tudod tartani a projekt fontosabb mérföldköveit, nem tudsz elegendő embert alkalmazni. Ebben az esetben az a legvalószínűbb forgatókönyv, hogy pont a projekt végén, a lebonyolításkor fogsz kifogyni a pénzből, s ez akár a teljes projekt meghiúsulását is okozhatja. Ha pedig túlságosan nagy büdzsét határozol meg, akkor meg gondod lehet finanszírozót találni a projekted mögé - és számolnod kell a kockázattal, hogy talán meg sem fog valósulni a terved. Ezért is fontos, hogy reális költségvetési tervvel állj elő!
Egy projekt költségvetésének megtervezését, folyamatos ellenőrzését, esetleges módosításait és elszámolását akkor is át kell látnod projektvezetőként, amikor a csapatodban van egy erre dedikált szakember. És akkor már itt el is spoilerezzük, hogy nagyon erősen ajánljuk, hogy legyen a csapatban legalább egy olyan ember, aki ért a pénzügyekhez! Projektmenedzserként kerülnöd kell a költségvetés váratlan túllépését! A gondos költségvetés-követéssel előre látni fogod, hogy a projekt az előrejelzések szerint túllépi-e a költségvetést és még időben be tudsz avatkozni, hogy kezeld a változásokat.
A költségvetés tehát tartalmazza a projekthez kapcsolódó összes költségtételt. Ahhoz, hogy teljeskörűen végig tudd gondolni a legfontosabb tételeket, gondold végig az alábbi pontok alapján:
*Személyi jellegű költségek: a projektben közreműködők díja, tiszteletdíja, honoráriuma, bére, egyéb juttatások, bérköltségek, adók és általános költségek.
*Dologi költség: a projekthez szükséges eszközök, berendezések, szolgáltatások.
Mindegyik kategórián belül a költségek általában két nagy kategóriába sorolhatók:
*Fix költségek: ezek a projekt során állandónak tekinthető költségek. Például, ha egy adott eszközből egy bizonyos mennyiségre van szükséged a projekt megvalósításához, és egy beszállítótól konkrét árajánlatot kaptál, akkor ez fix költségnek minősül.
*Változó költségek: ezek a tevékenységtől függően, folyamatosan változó tételek. Például, ha egy alvállalkozó óradíjban dolgozik, és több időt vesz igénybe a feladat, mint amivel eredetileg számoltál, akkor emelkedni fog az összköltség is. A változó költségek folyamatos ellenőrzést és felülvizsgálatot igényelnek, melyet akkor tudsz leginkább nyomon követni, ha egy ütemezést is tervezel az adott tevékenységhez.
Mindenképpen javasoljuk, hogy használj egy sablont, melyben minden részletre ki tudsz térni a költségek tekintetében. Szintén hasznos, ha excelt vagy valamely hasonló célra fejlesztett szoftvert használsz. A Budapest Tuning jelentkezési felületén mi az alábbi felosztásban fogjuk kérni a költségvetési tervet, így ezt a sablont adjuk meg itt is mintaként. Ebben a dokumentumban listáztuk azt is, hogy milyen típusú költségeket fogsz tudni elszámolni a program keretében - és melyeket nem.
Amennyiben a projekted kiválasztásra kerül a Budapest Tuning programba, és a megvalósítás zöld lámpát kap, úgy lehetőséged lesz a projekt elfogadott költségvetéséhez előleget igényelni. A projekthez szükséges előleg mértékét a projektfejlesztési szakaszban (a selection camp napjáig) szükséges megjelölnöd, és az nem lehet több, mint a programban igényelt költségvetés 50%-a. A fennmaradó összeget a projektlebonyolítás végén, a szükséges szakmai beszámolók, projektzáró dokumentáció elkészítését követően tudjuk biztosítani. A projekt megvalósítására biztosított forrás bruttóban értendő.
Amennyiben a Budapest Tuning program által finanszírozott kereten túl saját vagy egyéb forrás is rendelkezésedre fog állni a projektmegvalósítás érdekében, úgy a költségvetésnek tartalmaznia kell minden egyes költségelemet, és azt is, hogy mely forrásból fogod azokat finanszírozni. A projektmegvalósítás során nem tehetsz szert bevételre a projekt haszonélvezőitől!
Az együttműködési megállapodásban elfogadott költségvetésed lesz az iránymutatás a pénzügyi elszámolás során. Természetesen ha valami váratlan oknál fogva, arányaiban sokat változna a terved, akkor szólj időben, hogy ezeket hivatalosan is tudjuk módosítani a szerződésben. A legjobb az, ha az általunk összeállított sablont töltöd fel számokkal és használod vonalvezetőként.
