Rendezvényszervezés szabadtéren

Mire kell figyelned, ha szabadtéri rendezvényt szervezel Budapesten?

1. Találj egy szuper helyszínt!

A Budapest Tuning kizárólag szabadtéri projektek létrejöttét teszi lehetővé. Mivel a projekted egyik legfontosabb eleme a helyszín, így fontos, hogy képben legyél a legfontosabb kihívásokkal és sajátosságokkal, amik a kültéri rendezvények szervezését illeti. Készülj fel, hogy sokkal több utánajárás, engedélyeztetés, biztonsági előkészület és logisztika hárul rád - ugyanakkor sokkal változatosabb és izgalmasabb megoldásokkal tudod élménytelivé tenni a projektedet.

Fotó: Andrey Armyagov. Az első Google képtalálat a "the most beautiful place on earth" kifejezésre. Pedig Budapest azért nekünk eggyel jobban tetszik <3

Először is menj el terepszemlére! Ha kell, járj be több potenciális helyszínt! Vizsgáld meg, lesz-e elegendő tered a tervezett programra - beleértve a telepítendő eszközöket és a programod közönségének várható létszámát. Gondold át a legapróbb részletekig: van-e természetes fény vagy árnyékolás, szeles-e a terület, ha vízpart van a közelben, akkor ártérről van-e szó vagy várható-e szúnyoginvázió? Ne felejtsd el továbbá megnézni a terület akadálymentes bejárhatóságát, valamint a közlekedési lehetőségeket: könnyen hozzáférhető a terület a városlakók számára?

💡 Készíts jegyzeteket a bejárt helyszínekről, majd egy pro-kontra listát, amely a döntésedet fogja megkönnyíteni.

Ha olyan területekkel szemezel, ahol gyakran szerveznek programokat, kitelepüléseket, akkor könnyebb helyzetben vagy, mert bármikor felkeresheted a tapasztalt szervezőket jó tanácsokért. Hozzájuk a legkönnyebben úgy tudsz eljutni, ha megkeresed facebookon vagy egyéb honlapokon a kapcsolódó esemény hirdetését, és felveszed a kapcsolatot az ott megjelölt szervezetekkel. Ha nem tudsz ezen a nyomon elindulni, vagy egy kevésbé frekvetnált helyszínre esett a választásod, akkor adunk néhány tippet az elinduláshoz.

Tulajdonos, fenntartó, kezelő

A város tereit többnyire közterületek, közforgalomnak átadott magánterületek vagy magántulajdonban lévő, jellemzően elzárt terek adják. A magánterületek esetében eggyel könnyebb dolgod van, mert többnyire a tulajdonossal, tulajdonosokkal kell közvetlenül egyeztetned a terület időszakos használatba vételéről.

A közterületek esetében a terület használatba vételét állami, fővárosi és/vagy kerületi rendeletek határozzák meg. Gyakran kerülhetsz olyan helyzetbe, hogy az általad kinézett terület több szereplő tulajdonában, fenntartásában vagy kezelésében van. Ebben az esetben az összes érintettel egyeztetned kell, és nagy valószínűséggel eltérő adminisztrációs igényeket támasztanak. Az engedélyeztetés folyamatáról szóló fejezetben részletesen kitérünk a fővárosi önkormányzat ügyrendjére.

*A zöldfelületek védelmében fontosnak tartjuk, hogy a Budapest Tuning keretében megvalósuló projektek inkább burkolt felületen valósuljanak meg.

2. Infrastruktúra, közművek

Infrastruktúra

A terepszemlén szintén fel kell mérned a helyszín földrajzi és építészeti viszonyait! A talajfelület függvényében kell egyeztetned az illetékes hatóságokkal. Pl. ha zöldfelületet érintesz, akkor fővárosi kezelésben lévő területek esetén egyeztetned kell Budapest Főváros Önkormányzata Várostervezési Főosztály illetékes munkatársával, akik irányelveket és szakvéleményt adnak, és elirányítanak a FŐKERT vonatkozó üzemegységéhez. Ha nem fővárosi fenntartású a választott helyszíned, akkor a kerületi zöldfelelőst kell megkeresned. Figyelembe kell venned terhelési szempontokat és előírásokat, pl. ha víztározó közelében vagy nyilvános aluljárók, metróhálózat felszíni területeire tervezel. Előbbi esetében a Fővárosi Vízművektől, utóbbi helyzetben a Budapesti Közlekedési Központtól szükséges előzetesen tájékozódnod. Ez a kockázat nem csupán a rendezvényed berendezésére vontakozik, hanem az építés-bontás közben áthaladó teherszállító járművekre is. A lista korántsem teljes körű, de reméljük segít abban, hogy alaposan végezhesd el a felmérést.

Közművek

A rendezvénytartási előírások alapján fontos, hogy képben legyél és egyeztess a vonatkozó közműcégekkel is. Gondoskodnod kell áram- és vízvételi pontokról, valamint megfelelő számú illemhelyről. Ha van közelben vendéglátóipari egység, akkor meg tudsz állapodni a tulajdonossal, hogy a programodon résztvevők használhatssák a mosdókat. Ha viszont ez nem áll rendelkezésedre, akkor neked kell biztosítani a mobil WC-ket. Szaniterkonténer telepítése esetén meg kell oldanod a csatornalekötést is, melyben az Fővárosi Csatornázási Művek Zrt. munkatársai tudnak segíteni.

*Ha speciális ügyintézési igényed van a projektterved kapcsán, akkor a fővárosi közműcégek illetékes munkatársának felkutatásában mi is segítünk. Írj nekünk nyugodtan!

3. Aktuális szabályozások

A legfontosabb, hogy mindig tájékozódj az aktuális szabályozásokról és rendezvényi besorolásokról.

💡 Ahogy az engedélyeztetésről szóló fejezetben is kifejtjük, a legtöbb köztéri installáció és beavatkozás is a rendezvény kategóriájába tartozik rendeletileg, így akkor is ismerned kell a rendezvénytartási és -szervezési feltételeket, ha nem klasszikus rendezvényt valósítasz meg.

A besorolás függ attól, hogy a rendezvény szabadtéren valósul-e meg, zenés-táncos rendezvény kategóriájába esik, hány fő vesz részt rajta stb. (Ezektől az információktól függ majd, hogy engedély- vagy bejelentésköteles-e a rendezvényed, de akár az is, hogy hány mosdót kell biztosítanod a helyszínen.)

A besorolás mellett fontos tudni, hogy milyen biztonsági előírások vonatkoznak rád és milyen társhatóságokkal kell egyeztetned vagy engedélyeket beszerezned. Olvasd el az aktuális szabályozást!

Ajánlott olvasmányok továbbá:

A fővárosi közterületi rendelet

54/2014. (XII. 5.) BM rendelet az Országos Tűzvédelmi Szabályzatról

(Keress rá a 106. Szabadtéri rendezvények és 107. Kiemelt szabadtéri, zenés, táncos rendezvények részre!)

5/2006. (II. 7.) EüM rendelet a mentésről

4. Engedélyek, bejelentési kötelezettségek

Rendezvénytartási engedély

Először is meg kell tudnod, hogy az általad tervezett rendezvény bejelentés- vagy engedélyköteles!

Minden rendezvény engedélyköteles, ahol a résztvevők száma meghaladja az 1000 főt. 500 fő fölött pedig köteles vagy bejelenteni a rendezvényt a katasztrófavédelemnél. A bejelentést általában - és jelenleg is - legalább 30 nappal az esemény előtt kell megtenned, de mindig figyelj az aktuális szabályozásra! (Ezt fentebb linkeltük is.)

Közterület-használati engedély

Szabadtéri rendezvények esetén nagy valószínűséggel be kell szerezned a közterület-használati engedélyt is. Ennek fővárosi gyakorlatát egy külön fejezetben írtuk össze.

További tudnivalók

A közterület elhelyezkedésének függvényében különböző típusú engedélyeket is be kell szerezned. Ezek lehetnek fővárosi vagy kerületi önkormányzati, továbbá kormányzati hatáskörben is. Ne csak a terület használatára gondolj, hanem egyéb, vonatkozó engedélyre, mint pl. kereskedelmi engedély, vagy olyan rendeletek által meghatározott területekről, mint pl. a kerületek - és több esetben az Örökségvédelmi Hatóság - hatáskörében lévő településképvédelmi engedély vagy zajvédelmi rendelet. Erről is részletesen írunk az engedélyeztetés fejezetében.

💡 Egy másik fejezetben részletesen tárgyaljuk az engedélyeztetéssel kapcsolatos teendőket, de az adott területre vonatkozóan neked kell utánajárnod a speciális rendelkezéseknek, jogszabályoknak.

5. Résztvevők száma

Több szempontból is fontos, hogy meg tudd saccolni, hány fő fog részt venni a rendezvényeden. Gondold végig, hogy az adott helyszín mennyi embert tud biztonságosan befogadni, és eszerint rendezd be a teret. A berendezési rajzra amúgy is szükséged lesz a különféle engedélyek beszerzéséhez.

Ha például ültetett rendezvényt szeretnél, akkor nem elég az asztalok és székek bérlésére, helyszínre szállítására, egyéb eszközök telepítésére gondolnod. Ilyenkor a berendezési terv alapján kell elkészítened a menekítési, ürítési tervet is, gondolva a vészkijáratok szabadon hagyására. A rendezvény komplexitásának függvényében szükséged lehet egy biztonságtechnikai cég bevonására is.

A látogatók számának függvényében kell biztosítanod illemhelyeket, hulladékgyűjtőket és az egészségügyi készültség szintjét is. Előbbire itt találsz bővebb információt, utóbbira pedig a 8. pontban.

6. Berendezési tárgyak, eszközök

Berendezés

Ahogy korábban már írtuk, szükséges lesz egy berendezési rajzra, melyre minden kihelyezésre kerülő eszközt fel kell tüntetned. Ügyelj rá, hogy minden berendezési tárgyat rögzíts a megfelelő súlyozással!

A korábban említett bútorokon túl egyéb eszközökre is szükséged lehet, erre hozunk néhány példát is: fűtőtestek, hűtőberendezések, árnyékolás, fedés, raktározási lehetőségek stb. Ha bizonytalan vagy, alkalmazz inkább egy rendezvényszervező ügynökséget, akiknek mind a tervezésben, mind a lebonyolításban nagy tapasztalatuk van.

Gondolj arra is, hogy ha mozgatható berendezési tárgyakat viszel köztérre, akkor jobb, ha gondoskodsz azok őrzéséről; ha nem tudod megoldani ezt helyszíni ügyelet formájában, akkor érdemes egy biztonsági cég általi állandó felügyeletet biztosítani.

Installációk

Amennyiben nagyméretű (2 méternél magasabb) építményről, installációról beszélünk, akkor azt nem szabad őrizetlenül hagyni! Ne feledd, ha valaki fel tud rá mászni, sérülés is történhet, amiért mindig a szervező a felelős, ezért ezeket jobb megelőzni. Az installáció anyagának, méretének és egyéb specifikációinak függvényében szükséged lehet további műszaki dokumentumokra is, melyek mindig legyenek nálad a helyszínen is, hogy egy esetleges helyszíni ellenőrzéskor tudd igazolni. Ilyenek például a tűzvédelmi, statikai, megfelelőségi tanúsítvány, villámvédelmi vagy érintésvédelmi szakvélemény.

[nem mi voltunk]

7. Technika és velejárói

Technika

A rendezvényed típusától függően különböző rendezvény- és színpadtechnikai eszközöket fogsz telepíteni. Ezek fogják biztosítani a hangosítást, az audio-vizuális hátteret egy zenés-táncos rendezvényhez vagy egy szabadtéri színházi előadáshoz.

Érdemes minden nagyobb rendezvényen olyan hangosító hálózatot kiépítened, ahol gond vagy vészhelyzet esetén tudod a látogatókat tájékoztatni.

Amennyiben a rendezvényed sötétedés után is tart, úgy a világítást is meg kell oldanod. Fontos, hogy ne csak a produkció láthatóságára gondolj, hanem a rendezvényhelyszínen belüli biztonságos közlekedésre, valamint a főbb funkciók megvilágítására is.

Áram

A terepszemlén már felmérted, hogy található-e a területen áramvételi pont. Ha igen, és szeretnéd is használni, akkor befogadó nyilatkozatra lesz szükséged a hálózat üzemeltetőjétől. Tájékozódj előzetesen a közművek képviselőinél, vedd fel a kapcsolatot az adott területen illetékes áramszolgáltatóval, a hálózat üzemeltetőjével.

Amennyiben nincs helyben áramvételi lehetőség, vagy annak teljesítménye nem elég a rendezvényed megvalósításához, akkor szükséged lesz egy aggregátorra. Nem mindegy, hogy milyen teljesítményű eszközt szerzel be, mert a rendezvény - beleértve az építést és a bontást is - teljes áramigényét "el kell bírnia". Ehhez például mi sem értünk, ezért mindenképp vonj be szakembert, aki ebben tud segíteni!

8. Egyéb szolgáltatások

Takarítás, köztisztaság

Gondoskodnod kell a rendezvény területén rendszeres takarításról és a keletkezett hulladék elszállításáról. Ha lehetőséged van rá, kerüld az egyszer használatos műanyagot - így kevesebb szemetet kell elszállíttatnod és teszel a környezetért is.

💡 Eseti hulladékszállítást tudsz rendelni az Fővárosi Közterület-fenntartótól is ➡️ Klikk

Ügyelet

Szervezői részről mindig kell biztosítani helyszíni ügyeletet. Fontos, hogy olyan személy legyen az ügyeletes, aki képes gyors döntéseket hozni, átlátja a rendezvény lebonyolításához szükséges összes folyamatot és vállalja a felelősséget az esemény lebonyolításért.

💡 A csapatod helyszíni ügyeletét ellátó tagjánál mindig legyenek kéznél a rendezvényedre kért teljes engedélyeztetési dokumentáció. Legyen mit felmutatni, ha hatósági ellenőrzés történne. Ezek például a rendezvénytartási, közterület-használati engedélyek, valamint egyéb műszaki tanúsítványok és szakvélemények.

Egészségügyi ügyeletet is biztosítani kell a rendezvény idejére, az esetleges rosszullétek, balesetek gyors ellátása érdekében. A vonatkozó rendelet a résztvevők számához köti, hogy milyen készültségi szintet kell a szervezőnek biztosítania.

Vagyonőrzés, biztonság

Ha valamilyen gond adódna az eseményed helyszínén, akkor a közterület-felügyelet nem intézkedhet, mivel a rendezvény idejére te vagy felelős a terület biztonságáért. Fontos, hogy legyen szerződött biztonsági szolgáltató partnered, mert ebben az esetben ő az, aki megoldhatja az adott problémát. Amennyiben ő sem tudja megoldani, mindenképpen hívd a rendőrséget!

9. Építés, bontás

Amikor tervezed a rendezvényedet, ne felejts el kalkulálni az építés és a bontás folyamatával. Ezeket ugyanúgy be kell tervezned a közterület-használat idejébe. Ezen munkálatok során is te vagy a felelős a helyszínen bekövetkező károkért vagy sérülésekért. Mindenképpen szükséges legalább egy fő jelenléte a szervező csapatból, még akkor is, ha rendezvényes céget veszel igénybe.

Nem beszélve arról, hogy minden helyszín esetében elvárás, hogy ugyanabban az állapotban add vissza a területet, mint azt átvetted. Az érintett hatóságok elvárják azt is, hogy az építés megkezdése előtt egy közös helyszínszemlét tartsatok, ahol átadás-átvételi jegyzőkönyv is készül, mely rögzíti a legfontosabb sarokpontokat.

Szintén ne felejtsd el elszállíttatni a területen keletkezett hulladékot! (Less rá a 8. pontnál lévő vonatkozó kiemelésre!)

10. B-terv!

A szabadtéri események sokkal királyabbak a beltéren tartott rendezvényeknél, ugyanakkor millió kockázattal kell számolnod. Mi most csak a legfontosabbat említjük.

Időjárás

Na ez az, amire nem igazán tudsz felkészülni előre. Mindenesetre legyen terved, hogy mit fogsz csinálni, ha eső, havazás, áradás, szél, extrém meleg vagy extrém hideg időjárás ütne be a rendezvényed napján. Ez alapján tudsz előre készülni, valamint gyors döntéseket hozni a helyszínen is. Ha például hangosító berendezéssel tervezel, akkor jelezd a megrendelés előtt a szolgáltatónál, hogy rossz időjárási körülmények esetén készüljön sátorral, fedéssel, talapzattal. Téli időszakban pedig feladatod lesz a jégmentesítés és a hó eltakarítása, amivel a rendezvényed biztonságos megközelíthetőségét és bejárását teszed lehetővé.

Szabadtéri rendezvény esetén az Országos Meteorológiai Szolgálattól kell kikérni a hivatalos előrejelzést. Ők fognak tájékoztatni a várható időjárási körülményekről, azonban mindig a szervezőé a döntési felelősség a rendezvény esetleges lemondása kapcsán. Nem csak a fellépők, résztvevők biztonsága vagy személyi sérülések elkerülését kell mérlegelned, hanem a telepített berendezésekben vagy technikai eszközökben okozott kár lehetőségével is számolnod kell.

Készíts menekítési tervet, amit vészhelyzet esetén tudsz használni! Ne felejtsd el, hogy a rendezvényen történt személyi sérülés és vagyoni kár mindig a szervező felelőssége!

Mindent egybevetve, mindenképpen tervezz esőnappal! Ilyenkor kalkuláld bele az előzetes lemondás által okozott veszteségeket.

+1. Szakértő bevonása

Ha nagylétszámú rendezvényt szeretnél szervezni, de bizonytalan vagy a biztonsági előírásokban és a rád vonatkozó rendeletekben, keress meg egy szakembert, aki segíteni tud mindezekben.

Ha elolvastad a fejezetet, és maradt benned még kérdés, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot és segítünk!