Költségtervezés, pénzügyek

A projekt finanszírozási háttere

Mit is értünk egy projekt költségvetése alatt?

A költségvetés a projekt finanszírozási hátterét strukturálja. Ez lesz a legfontosabb vonalvezetőd a célod elérésében, azaz a projekted sikeres megvalósításában. A költségvetés meghatározza a projekt teljes költségét - minden bevételt és kiadást -, és azt, hogy a megvalósítás egyes szakaszaiban hogyan alakul a pénzügyi felhasználás.

💡 Jó és kiegyensúlyozott költségvetést csak a projektterv részletes kidolgozása után tudsz összeállítani. A projekt mérföldkövei és ütemterve fogja meghatározni a szükséges pénzeszköz felhasználásának ütemezését is. A projektterv elkészítéséhez segítséget itt találsz! ➡️ Klikk

Nagyon fontos, hogy a projekt-előkészítés és -megvalósítás során felmerülő feladatokhoz már a tervezési szakaszban rendelj költségeket, és gondold át, hogy milyen erőforrásokat fogsz majd közvetlenül felhasználni. Ez egy folyamatosan változó terv, amelyet a projekt során folyamatosan nyomon kell követned, felülvizsgálnod és aktutalizálnod.

Ügyelj rá, hogy egyetlen kulcsfontosságú költség se maradjon ki a listából, mert a végleges költségvetésen változtatni már nagyon nehezen - kizárólag más költségvetési tételek kárára - lehet. Végezz alapos kutatómunkát, mert egyes kiadási kategóriák könnyen elkerülhetik a figyelmedet. És nagyon nehéz helyzetbe kerülsz, ha ezekkel váratlanul vagy utólag szembesülsz. Ilyen költségek lehetnek az üzemanyag, szállítás-rakodás, raktározás, bérleti díj stb. Ha szeretnél biztosra menni, különíts el egy tartalékkeretet a váratlan kiadásokra!

💡 Ha látod már, hogy milyen típusú feladatokat, szolgáltatásokat kell elvégezned - vagy elvégeztetned - a projektmegvalósítás során, és nincs tapasztalatod az adott termékek vagy szolgáltatások árazása kapcsán, akkor keress fel több céget - online, telefonon vagy személyesen -, és kérj tőlük indikatív árajánlatot a kérdéses tételekre!

De miért is függ nagyban a projekted sikere a megalapozott pénzügyi tervezéstől?

Nagyon röviden: ha alultervezed a költségvetést, akkor előfordulhat, hogy nem tudod tartani a projekt fontosabb mérföldköveit, nem tudsz elegendő embert alkalmazni. Ebben az esetben az a legvalószínűbb forgatókönyv, hogy pont a projekt végén, a lebonyolításkor fogsz kifogyni a pénzből, s ez akár a teljes projekt meghiúsulását is okozhatja. Ha pedig túlságosan nagy büdzsét határozol meg, akkor meg gondod lehet finanszírozót találni a projekted mögé - és számolnod kell a kockázattal, hogy talán meg sem fog valósulni a terved. Ezért is fontos, hogy reális költségvetési tervvel állj elő!

Egy projekt költségvetésének megtervezését, folyamatos ellenőrzését, esetleges módosításait és elszámolását akkor is át kell látnod projektvezetőként, amikor a csapatodban van egy erre dedikált szakember. És akkor már itt el is spoilerezzük, hogy nagyon erősen ajánljuk, hogy legyen a csapatban legalább egy olyan ember, aki ért a pénzügyekhez! Projektmenedzserként kerülnöd kell a költségvetés váratlan túllépését! A gondos költségvetés-követéssel előre látni fogod, hogy a projekt az előrejelzések szerint túllépi-e a költségvetést és még időben be tudsz avatkozni, hogy kezeld a változásokat.

💸💸💸

Mik a költségvetés főbb elemei?

A költségvetés tehát tartalmazza a projekthez kapcsolódó összes költségtételt. Ahhoz, hogy teljeskörűen végig tudd gondolni a legfontosabb tételeket, gondold végig az alábbi pontok alapján:

*Személyi jellegű költségek: a projektben közreműködők díja, tiszteletdíja, honoráriuma, bére, egyéb juttatások, bérköltségek, adók és általános költségek.

*Dologi költség: a projekthez szükséges eszközök, berendezések, szolgáltatások.

Mindegyik kategórián belül a költségek általában két nagy kategóriába sorolhatók:

*Fix költségek: ezek a projekt során állandónak tekinthető költségek. Például, ha egy adott eszközből egy bizonyos mennyiségre van szükséged a projekt megvalósításához, és egy beszállítótól konkrét árajánlatot kaptál, akkor ez fix költségnek minősül. 

💡 A potenciális beszállítók mindig jelzik az árajánlatukban, hogy mennyi időd van az adott terméket vagy szolgáltatást megrendelni az általa ajánlott áron - ezt nevezzük az árajánlat érvényességi idejének. Erre mindig figyelj, amikor kalkulálsz. Ha esetleg nem találkozol érvényességi idővel az ajánlatban, akkor inkább kérdezz rá, hogy nehogy félreértés legyen később!

*Változó költségek: ezek a tevékenységtől függően, folyamatosan változó tételek. Például, ha egy alvállalkozó óradíjban dolgozik, és több időt vesz igénybe a feladat, mint amivel eredetileg számoltál, akkor emelkedni fog az összköltség is. A változó költségek folyamatos ellenőrzést és felülvizsgálatot igényelnek, melyet akkor tudsz leginkább nyomon követni, ha egy ütemezést is tervezel az adott tevékenységhez.

Hogyan érdemes strukturálni a költségvetésedet?

Mindenképpen javasoljuk, hogy használj egy sablont, melyben minden részletre ki tudsz térni a költségek tekintetében. Szintén hasznos, ha excelt vagy valamely hasonló célra fejlesztett szoftvert használsz. A Budapest Tuning jelentkezési felületén mi az alábbi felosztásban fogjuk kérni a költségvetési tervet, így ezt a sablont adjuk meg itt is mintaként. Ebben a dokumentumban listáztuk azt is, hogy milyen típusú költségeket fogsz tudni elszámolni a program keretében - és melyeket nem.

A fejezet végén pdf formátumban is le tudod tölteni

Mikor és hogyan jutsz hozzá nyertesként a projekted megvalósításához szükséges hozzájáruláshoz?

Amennyiben a projekted kiválasztásra kerül a Budapest Tuning programba, és a megvalósítás zöld lámpát kap, úgy lehetőséged lesz a projekt elfogadott költségvetéséhez előleget igényelni. A projekthez szükséges előleg mértékét a projektfejlesztési szakaszban (a selection camp napjáig) szükséges megjelölnöd, és az nem lehet több, mint a programban igényelt költségvetés 50%-a.

A projekt megvalósítását követően első részteljesítésként további 30% forrást igényelhetsz. A fennmaradó összeget a projektlebonyolítás végén, a szükséges szakmai beszámolók, projektzáró dokumentáció elkészítését követően tudjuk biztosítani. A projekt megvalósítására biztosított forrás bruttóban értendő.

Amennyiben a Budapest Tuning program által finanszírozott kereten túl saját vagy egyéb forrás is rendelkezésedre fog állni a projektmegvalósítás érdekében, úgy a költségvetésnek tartalmaznia kell  minden egyes költségelemet, és azt is, hogy mely forrásból fogod azokat finanszírozni. A projektmegvalósítás során nem tehetsz szert bevételre a projekt haszonélvezőitől!

Elszámolás

Az együttműködési megállapodásban elfogadott költségvetésed lesz az iránymutatás a pénzügyi elszámolás során. Természetesen ha valami váratlan oknál fogva, arányaiban sokat változna a terved, akkor szólj időben, hogy ezeket hivatalosan is tudjuk módosítani a szerződésben. A legjobb az, ha az általunk összeállított sablont töltöd fel számokkal és használod vonalvezetőként.