Projektcsapat és partnerek

Az ideális projektcsapat és partneri kör összeállítása

Végigvesszük, milyen tudásra és tapasztalatra - vagyis milyen emberekre - van szükséged egy projekt megvalósításához = Helló, Projektcsapat!

Lehet, hogy egy kicsit klisés lesz ez a rész, mert talán ez az a terület, amelyben mindannyiunknak van tapasztalata - mármint ami a csapatmunkát illeti -, de egy cég vagy projekt sikere nagyban múlik a benne dolgozó embereken, a csapat összetételén, így nagyon fontosnak tartjuk, hogy külön lapon említsük.

Bármilyen jó is az ötleted, a projekt sikere nagyban múlik a csapatodon, annak összetételén, ezért fontos, hogy megtaláld a megfelelő embereket a projekt megvalósításához. Kezdd a legfontosabb csapattaggal: önmagaddal! Légy tisztában a képességeiddel, ismerd a saját korlátaidat! Szánj elegendő időt arra, hogy olyan embereket mozgósíts, akikkel a nehezebb időszakokban is előre tudtok haladni!

💡 Fogj egy papírt, rajzolj középre egy vonalat! Az egyik felére írd a képességeid, pozitív tulajdonságaid. A másik felére pedig azokat sorold fel, amire szükséged lesz a projekt megvalósításához, de nem vagy benne elég magabiztos, vagy még egyáltalán nem értesz hozzá. (Legyél őszinte! Különben csak a saját idődet vesztegeted.) Ez alapján döntsd el, miben tudsz és szeretnél fejlődni és mit bíznál inkább másra.

Szükséged lesz olyan emberekre, akiknek már van tapasztalata:

*pénzügyi területen - hogy valaki átlássa a költségvetést előzetesen és a megvalósítás folyamatában is,

*tervezésben - aki jártas abban, hogy hogyan lesz a semmiből valami, mint pl. építész, tájépítész, formatervező, vagy szimplán olyan ember, aki már csinált ilyet és sok tapasztalata van,

*technikai kérdésekben - aki azonnal meg tudja mondani, hogy a kék vagy a piros kábelt kell elvágni vészhelyzetben, de ő lesz az is, aki átlátja egy esemény teljes áramigényét, a hangosító berendezések elhelyezését, a kábelezést stb.,

*kommunikációban - ő fogja eljuttatni a projekted hírét a városlakóknak, a közönségednek.

💡 Ezek csak a legfontosabb szerepkörök voltak, és korántsem biztos, hogy egy-egy ember lefedi a fenti területeket! Egészítsd ki bátran a projekttervedhez szükséges szakértelemmel ezt a listát!

Ha összeállt az ideális csapatod, ellenőrizd magad az alábbi kérdésekkel!

*képességek - tényleg olyan embereket sikerült bevonnod a projektbe, akikben megvannak a megfelelő képességek, tudás, tapasztalat és hozzáállás a közös munkához?

*együttműködés - a közös cél érdekében mindenki képes csapatban dolgozni, és félretenni az egyéni amibícióit? Persze az a legjobb eset, amikor az egyéni ambíciók és a közös érdekek egy irányba mutatnak.

*összhang - mindenki hisz a projekt céljában és sikerében?

*kommunikáció - hatékonyan tudtok egymással és külső partnerekkel kommunikálni?

*készségek - tisztában vannak a csapattagok a projekt céljával, részleteivel és a megvalósítás folyamatában betöltött saját szerepükkel?

*vezetés - a kijelölt vezető rendelkezik a szükséges vezetői tulajdonságokkal? Képes vezetni a csapatot és irányítani aközös munkát? A csapat minden tagja elfogadja őt vezetőként?

*feltételek - minden biztosított a csapat hatékony működéséhez? Hogy tudnád még hatékonyabbá tenni a közös munkát?

Jessz!

Mi is lesz a te feladatod?

A projekt megálmodójaként és megvalósítójaként nagy valószínűséggel a te feladatod lesz menedzselni a résztvevő emberek munkáját. Összeírtunk 5 tanácsot egy projektcsapat hatékony működtetéséhez:

1. A projekt céljának meghatározása - és ismertetése a projektcsapat többi tagjával!

A projekt kezdetén a legfontosabb feladatod a célok kijelölése és ezek továbbadása, mert a csapat tagjai ez alapján fogják tudni beazonosítani és átlátni feladataikat, felelősségüket a projektben.

2. A feladat- és felelősségi körök kijelölése

Fontos, hogy olyan emberekkel vedd magad körül, akikben megbízol, akikre hosszú távon lehet számítani. Ugyanitt kell elmondanunk, hogy meg kell tanulnod delegálni! (szerk. megj.: note to self!) - de nemcsak a feladatokat, hanem a sikert is. Egy projekthez mindenki jobban kötődik, ha látja a munkájának eredményét, fontosnak érzi jelenlétét a csapatban - te pedig ezzel garantálod azt, hogy a többiek is mindent beleadjanak majd!

A feladatkörök pontos kijelölése azért is fontos, hogy lássuk ki mivel foglalkozik, így minimalizálhatjuk a kockázatát annak, hogy egy feladat sem "felejtődik el". A felelősségi körök tisztázása pedig azért szükséges, hogy az emberek fontosnak érezzék magukat és a munkájukat, ezáltal a projektedet is.

3. Kommunikálj! Mindig. Kétszer. Többször is.

Hosszan is fejtegethetnénk, de a legfontosabbat tesszük csak ide: a nyílt és világos kommunikáció teszi hatékonnyá a közös munkát, így gyorsabbá a projekt előkészítését és megvalósítását is. Inkább mondj el mindent többször is, semmint véletlenül magadnál tarts fontos információkat.

4. Projektmenedzsment

Elengedhetetlen a csapatban egy olyan ember, aki tisztában van minden fontos infóval: határidők, feladatkörök és felelősségek. A jó projektmenedzser számon kéri és be is tartatja azokat.

💡 Ha úgy érzed, hogy ez a típusú koordináció nem fekszik neked, akkor sincs tragédia. Dedikálj egy csapattagot, aki kézben tudja tartani a határidőket, feladatokat és a belső kommunikációt, hogy mindig egyértelmű legyen, ki a felelős az adott feladat elvégzéséért - vagy el nem végzéséért. Vele viszont rendszeresen egyeztess, hogy te is mindennel képben legyél.

A hatékony vezetés különösen fontos a döntési pontoknál és a konfliktushelyzetekben, mert ha nincs egy erős vezető, aki megoldja a felmerülő problémákat, az a projekt sikerességét veszélyeztetheti. 

Ahhoz, hogy sikerre vidd a projektedet, nagyon sok emberrel kell ismerkedned, beszélgetned a program résztvevőitől kezdve a lehetséges partnerekig. Ez a szerep persze nem mindenkinek komfortos.
(Introverts, unite!) Ugyanakkor nagyon fontos feladat, úgyhogy gyakorold!

5. Támogató légkör és visszacsatolás

A jó csapatmunka támogató közegben tud kibontakozni. Bizony, lesznek olyan napok, amikor ezt az idillt nehéz fenntartani - pláne mérföldkövek közeledtével vagy tűzoltás közben -, de fontos, hogy mindig törekedj erre. Sokkal könnyebb lesz visszaépíteni a csapatod tagjainak motivációját, ha tudják és érzik a többiek támogatását.

Időnként érdemes csapatértékelést tartani. Ilyenkor meg tudjátok beszélni, hogy ki hogyan érzi magát, miben szükséges fejlődnie, és mi az, amit kiemelkedően jól csinál. Az ilyen beszélgetések jók lehetnek arra is, hogy a visszacsatolások alapján finomhangoljátok az egyéni és csapatcélokat.

Partneri kör = a külső csapatod

Ha igazán jól felépítetted a projetkcsapatodat, akkor sem biztos, hogy minden kompetenciát le tudsz fedni házon belül. Ismerkedj hasonló szervezetekkel, környékbeli cégekkel, a helyi önkormányzattal, véleményformálókkal; helyezd fel magad és a csapatod az ökoszisztémád térképére. Nagyon sokszor a megoldás nem belülről, hanem azokból a hálózatokból érkezik, amelyeknek részei vagyunk.

A projektterved szélesebb körű validálása és megvalósítása kapcsán ezek lesznek a legfontosabb lépések:

*Első körben keress olyan közösségeket, akik otthon vannak azon a területen, amit te hiányosságodnak érzel, vagy csak szimplán több tapasztalatuk van a tiédhez hasonló ötletek megvalósításában. Ők lesznek azok, akik akár segíteni is tudnak az elindulásban, összekapcsolhatnak olyan szervezetekkel, akik támogatni tudnak - akár tudással, akár anyagilag is - a terved megvalósításában.

*Minél többen működtök együtt, annál szuperebb lesz a végeredmény. Ugyanakkor számolj azzal, hogy sokkal több munka és felelősség hárul rád a szélesebb körű koordináció miatt.

*Ha már tudod, hogy hol fogod megvalósítani a projektedet, akkor érdemes felkeresni a helyi önkormányzatot, hatóságokat, akik olyan alapvető kérdésekben is otthon lesznek, mint a területi viszonyok vagy a speciális engedélyek köre.

*Vedd fel a kapcsolatot a kerület kulturális intézményeivel! Lehet, hogy őket is érdekelné az ötleted és beszállnak a megvalósításba.

*Ha nem tudod merre indulj, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot és mi segítünk megtalálni azt a szervezetet, aki támogatni tud az ötleted megvalósításában!